О пользе системы документооборота

Кризис полезная штука! Жутко полезная… Как минимум тем, что показывает всем истинное положение дел.

Что многие компании, успешные компании, не брали во внимание и из-за чего испытывают большие трудности сейчас: это низкая эффективность работы.

И один из аспектов этой жутко низкой эффективности является долгое хождение документов по заинтересованным (или не очень) службам. На некоторых предприятиях время согласования составляет до месяца. Просто жуть! Из опыта войн: мы уже услугу оказываем, нам платят и подписывают документы, но у нас нет на руках договора! Его держат юристы… согласовывают! Как Вы думаете, сколько букв русского алфавита я вспоминаю на этом месте.

При чем тут система документооборота? — спросите Вы.

Просто она позволяет сократить время на согласование в десятки раз. Особенно электронного документооборота (в принципе, про бумажную версию давно не слышал, но помню это чудо из практики работы на оборонном предприятии; капиталистам и во сне не могло привидеться как четко работало военное производство… мышь не проскочит… но там были свои минусы).

Вернемся к документообороту.

Что меня просто покоряет:

1. Скорость прохождения документов;
2. Четко построенная логика;
3. Прописанная ответственность всех служб и персоналий;
4. Возможность в любое время узнать этап прохождения документа;
5. Огромный архив к которому есть доступ (причем даже старые версии документов).

Конечно это не все плюсы, но на сегодняшний день для меня это самые важные моменты. Человеческий фактор – самый сложный для контроля… поэтому предлагаю его снизить… вернее оставить только в тех моментах, где он  играет чаще положительную роль.

Все рутинные процессы нужно формализовать. Давайте просто сохраним простор для творчества. Даже в сложной структуре, самом скучном производстве найдется место творчеству.

Например, мы создали творческую группу, которая по сути создает будущее компании.

Всегда есть место творчеству в переговорах, проектировании… даже на монтажах (а попробуйте сделать практически невозможные вещи…и такое бывает, но ведь деньги с удовольствием платят не за то, что могут все… а за то, что можем только мы).

А все остальное – формализовать и установить сроки! Сегодня я не отдал клиенту проект чертеж узла связи, поскольку мне технари не успели выдать спецификацию на оборудование. А ведь могли…

Конечно одного электронного документооборота мало. Нужно четкое понимание необходимости выполнять все регламенты этого документооборота.

Возможно срабатывает чисто психологический аспект. Главное, чтобы срабатывал!

Главная препона: найти систему электронного документооборота для малых компаний.

Пока только с CRM определился… Кстати, очень удобное ПО для работы с клиентами. Но лучше ставить его на локальный хостинг – то есть на компьютер в офисе… У меня установлен на моем личном хостинге… при использовании возникла проблема: интернет хуже чем домашний… связь падает и гонять постоянно запросы не получается корректно. Вариантов действий два:

1. кончить оборвать заменить провайдера;
2. поставить отдельный комп, сделать сервером и поставить на него систему.

Поскольку мне люди нравятся больше живыми и радостными – будем ставить на свою машину.

Единственная проблема: работу с клиентами это коммерсантам упростит, а вот работу по проектам (которую делаем то же мы – нет! и это отдельная тема для печали). Если у кого-то есть опыт внедрения такой системы на малых предприятиях – велкам! Поделитесь опытом!

PS

Для новых компаний и компаний, которые в свое время это не сделали: должностные обязанности специалистов и не только специалистов можно найти и скачать себе. А то не все люди готовы делать все и сразу… кто-то хочет понять: а за что же ему платят деньги… Может быть пора перестать носить кофе, а начать звонить клиентам…

Popularity: 32% [?]